Organisation d’une manifestation par une association

Vérifiez que votre contrat d’assurance vous couvre bien pour ce type d’événements, que ce soit à la fois pour toutes les personnes impliquées, ainsi que pour le matériel. Si ce n’est pas le cas, vous devez prendre une assurance complémentaire adaptée à votre événement et aux risques qu’il pourrait représenter. Contactez vos assureurs afin de faire le point et de répondre au mieux aux attentes de votre manifestation.

Si cette manifestation a lieu sur la voie publique, vous devez effectuer une déclaration préalable pour demander l’autorisation de la tenue de cette manifestation auprès de la mairie ou de la préfecture (selon le lieu et la taille de votre événement).

Prenez toutes les dispositions nécessaires en matière d’accessibilité et de sécurité sur le lieu de votre manifestation. Vous devez prêter une attention particulière aux installations prévues et vous assurer qu’elles répondent aux obligations légales et réglementaires de sécurité. Par ailleurs, vous devrez également faire appel à la commission de sécurité et d’accessibilité si votre manifestation réunit plus de 1500 personnes.

Lors d’une manifestation, certains types d’activité nécessitent des autorisations particulières. Assurez-vous de les demander si votre événement compte inclure l’une des activités ci-dessous :

• Il s’agit d’un loto, d’une tombola ou d’un vide-grenier, ceux-ci répondent en effet, à des obligations particulières en matière de déclaration et de gestion des gains.
• Vous souhaitez diffuser de la musique qui n’est pas libre de droits au sein de votre manifestation, il vous faudra alors obtenir une autorisation de la SACEM.
• Vous comptez tenir une buvette ou un bar servant de l’alcool. Dans ce cas, il vous faudra obtenir une licence spéciale vous permettant de servir de l’alcool (licence III, IV ou licence de restaurant). Il vous est également possible de tenir de manière exceptionnelle une buvette temporaire si vous en faites la demande au préalable en mairie et dans la limite de 5 manifestations par an (l’autorisation ne couvre que les alcools en dessous de 18°)

Cet article n’a pas pour prétention de prendre en compte toutes les spécificités à prendre en compte dans le cadre de la tenue d’une manifestation. Pour toute question supplémentaire sur le sujet, n’hésitez pas à appeler l’équipe du Coin des assos aux coordonnées ci-dessous.