Frais de déplacement et abandon : que faire?

Vie associative

Lorsqu'un bénévole utilise ses propres ressources financières pour organiser des événements ou gérer une association, il peut être remboursé en suivant certaines règles établies pour couvrir ces dépenses ou en cas d'abandon. Retour, donc, sur la tenue de fiches de frais et ce qui devra en être fait.

Publié il y a 10 mois

Dernière mise à jour le 21 août 2023

Pour rappel :

Attention à toujours garder en tête deux éléments :

  1. Est-ce que la personne a agi gratuitement, dans le cadre de la vie de son association, sans aucune rémunération (espèce ou nature) ?
  2. L’association doit être d’intérêt général à but non lucratif.

La fiche de frais

Dans toutes les situations, il est nécessaire de tenir une fiche de frais avec toutes les pièces justificatives, telles que les tickets de caisse et de carte bleue, les billets de train et le nombre de kilomètres parcourus en voiture, moto ou cyclomoteur. Le Coin des assos propose un modèle de fiche de frais dans l'onglet kiosque, que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration. Une fois remplie, vous devrez soumettre la fiche de frais à un membre du CA, qui validera le remboursement. Sur ce dernier point, certains éléments peuvent varier en fonction de vos statuts associatifs, il est donc recommandé de les consulter si nécessaire. Il est essentiel de toujours garder à l'esprit que l'association doit conserver ces fiches de frais en cas de contrôle.

L’évaluation des frais engagés avec un véhicule personnel

Le mode de calcul du kilométrage a changé et n'est plus basé sur le barème spécifique applicable aux bénévoles. Il est désormais aligné sur le barème forfaitaire utilisé pour évaluer les frais de déplacement professionnels des salariés depuis janvier 2023. Les critères pris en compte sont la puissance administrative du véhicule, le nombre total de kilomètres parcourus et la distance. Vous pouvez consulter le barème applicable pour l'année 2023 ici.

L'abandon

Le bénévole, et seul le bénévole, peut renoncer aux frais qu’il a lui-même engagé. La somme totale est donc considérée comme un don au bénéficie de l’association, qui pourra délivrer un reçu fiscal. Le bénévole pourra alors utiliser ce dernier pour faire valoir une réduction fiscale à un pourcentage du montant des frais non-remboursés (66% pour un organisme d’intérêt général ou ARUP ; 75% jusqu’à 1000 euros pour un organisme d’aide aux personnes en difficulté / organisme d’aide aux victimes de violence domestique, puis 66% si le don est supérieur).

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