Tenir son assemblée générale ordinaire

Une assemblée générale ordinaire (AGO) doit se tenir au moins une fois par an, dans l'objectif de présenter un rapport moral, d'activité et financier de l'association par rapport à l'exercice écoulé. Outre le caractère administratif, cela permet aussi aux membres du conseil d'administration (ou collégiale) de rendre des comptes auprès des adhérent·e·s de l'association qui les ont élus.

C'est par ailleurs dans le cadre d'une assemblée générale que l'on peut élire de nouveaux membres au sein du Conseil d'administration / collégiale : les modalités sont, dans tous les cas, spécifiés dans vos statuts associatifs.

La bonne tenue d'une AGO tient dans une bonne rédaction de la convocation : la date et l'heure, le lieu de tenue de la réunion, l'ordre du jour et, en annexe, les documents nécessaires à la présentation de l'AGO (documents comptables, etc.). L'onglet "Kiosque" du coin des assos vous propose par ailleurs un document-type de convocation, n'hésitez pas à l'utiliser !

Souvent présenté par la présidence ou son équivalent, le rapport moral fait état du fonctionnement associatif passé, relevant les bons et mauvais points liés à la gestion, au mode de gouvernance ou au déroulement de projets dans le cadre de l'association. Il permet de partager le devenir du projet associatif, et potentiellement les craintes - ou aspirations - de la structure.

Les statuts fixent l'obligation ou non de présenter un tel rapport, mais permet dans tous les cas de clarifier la position de chacun·e et de dessiner la trame du projet associatif à venir.

Le rapport d'activité synthétise les projets passés, présents et à venir de l'association. Il permet notamment de présenter l'impact des activités sur le public, l'implication des bénévoles dans le cadre des projets menés, ce qui ont généré des recettes et ceux qui ont généré des déficits...

Le caractère obligatoire de la rédaction et de la tenue de ce rapport est spécifié dans les statuts de votre association.

Toute association percevant des aides (de la part des collectivités, du public), ou encore ceux exerçant des activités économiques, doivent présenter un rapport financier de l'exercice passé. Cela passe notamment par la présentation de deux documents : le compte de résultat et le bilan. Le premier permet de voir les charges et les produits de l'exercice écoulé, là où le second permet d'avoir un panorama du patrimoine de l'association (caisse, compte en banque, immeubles, etc.). Ces documents permettent de voir globalement ce que l'association a parcouru, et permettre de se projeter dans un avenir proche et lointain.

Dans l'idéal, il est conseillé de présenter ces documents de manière générale, sans pour autant partir sur des spécificités (sauf sur demande) afin d'éviter de perdre l'audience.

La tenue d'une assemblée générale, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire, nécessite la rédaction d'un procès-verbal (PV) de ce temps d'échange et des votes qui y ont été menée. Il devra être repris l'ordre du jour en spécifiant ce qui a été abordé durant l'AGO, tout en mentionnant les résultats des votes.

Un PV se doit d'inclure l'ordre du jour, mentionner le quorum s'il a été atteint ou non (se référer à vos statuts pour le savoir), les délibérations. N'oubliez pas d'ajouter la feuille d'émargement durant l'AGO (que vous pouvez retrouver dans l'onglet kiosque !).